Орчин үеийн хүн албадан имэйлтэй болдог. Үүнгүйгээр интернетийн янз бүрийн төслүүдэд бүртгүүлэх, нийгмийн сүлжээнд данс үүсгэх, бизнесийн бүрэн амьдралаар амьдрах боломжгүй юм. Мэдээллийн урсгал ихтэй газарт дэг журам сахиулах дүрэм журам байх ёстой.
Өдөрт ирсэн имэйлийн хайрцагт хичнээн имэйл ирснийг тоолох гэж оролдож үзсэн үү? Заримдаа тэдний тоо зуу гаруй байдаг бөгөөд энэ нь хязгаар биш юм. Ийм мэдээллийн урсгалаас яагаад үнэхээр чухал үсэг олох нь хэцүү байдаг нь ойлгомжтой юм. Та шуудандаа аливаа зүйлийг цэгцэлж, ирээдүйд энэ эмх замбараагүй байдал давтагдахаас хэрхэн зайлсхийх вэ?
Асуудлын үндэс
Мэйл бол сонгодог харилцаа холбооны суваг бөгөөд үүгээр дамжуулан мэргэжлийн орчинд мэдээлэл солилцдог. Бид имэйлдээ мэдэгдэл, төслийн баримт бичиг, төлбөрийн нэхэмжлэх, ирээдүйн бизнесийн түншүүдийн холбоо барих гэх мэт зүйлийг хүлээн авдаг. И-мэйл дэх эмх замбараагүй байдал толгойд эмх замбараагүй байдал үүсгэдэг: та бодол санаагаа цуглуулж чадахгүй, чухал өгөгдлийг санаж, аливаа зүйлийг мартахад амархан, ямар нэгэн зүйл олоход хэцүү байдаг …
Тиймээс цаг хугацаа хомс, энгийн уур уцаартай байдаг. Тэгэхээр яагаад имэйлээ нэг удаа цэгцлээд дараа нь үргэлж хадгалж болохгүй гэж?! Надад итгээрэй, ийм шуудангаар ажиллахад таатай байна!
Аливаа зүйлийг цэгцлэх
Ирсэн захидал харилцааг ангилал болгон ангилж хэвшээрэй: ажил, хувийн, зугаа цэнгэл, сонирхолтой гэх мэт. Хэрэв та үнэхээр шаардлагатай бол үсгийг овог нэрээр нь ангилж эхлэх боломжтой. Үйлчилгээнийхээ стандарт шошгыг заавал ашиглаарай: үсгийг чухал гэж тэмдэглээд, тэдгээрийг од болон бусад ялгах тэмдгээр тэмдэглээрэй. Шаардлагатай имэйлийг ерөнхий директорт үлдээж болохгүй - нэн даруй "спам" гэж тэмдэглэ. Мөн шаардлагагүй шуудангийн захиалгыг цуцлах нь гэмтэхгүй.
Бүлгийн үсгээр ажиллаж сур. Ижил төстэй шинж чанартай хүлээн авсан тодорхой тооны үсгийг тодруулж, тусдаа директор руу илгээнэ үү, устга, эсвэл тэмдэглэ. Энэ нь ирж буй имэйлийн томоохон урсгал дахь төөрөгдлийн асуудлыг үр дүнтэй шийдвэрлэхэд тусалдаг.
Чухал имэйл хүлээн авахдаа шууд хариу өгөх боломжгүй тул хамгийн баян стандартын шошготой тэмдэглэ. Дараагийн удаа шуудангаа эхлэхэд та тэдгээрийг анзаарч, хариулах болно. Хэрэв та үүнийг даруй хийхгүй бол чухал захидлууд бусдын дунд алдагдах болно, ингэснээр та тухайн хүнийг доош нь хийх эсвэл чухал зүйл хийх цаг зав гарахгүй байх болно.
Хадгалахад огт утгагүй захидлууд байдаг. Хэрэв та хүлээн авсан захидал нь спам болохыг тодорхой мэдэж байгаа бол нээхгүйгээр шууд устгаарай. Үгүй бол та энэ тухай бүрт нь бүдэрч, гарчгийг дахин уншихад цаг хугацаа алдах болно. Нэг захидлын хэмжээгээр та хэдэн секунд зарцуулах болно, гэхдээ маш их байх үед цаг хугацаа алдах нь мэдэгдэхүйц болж хувирдаг.
